Een particuliere verhuizing is veel werk. Maar een bedrijfsverhuizing is vaak een nog grotere uitdaging. Er moet van alles geregeld worden en je wilt dat je werknemers er zo min mogelijk hinder van ervaren. Hierdoor komt er veel op je bordje terecht. Gelukkig helpen wij je graag. Dit doen we niet alleen door onze verhuisservice aan te bieden, maar ook door een handige bedrijfsverhuizing checklist te delen.
Door onderstaande bedrijfsverhuizing checklist te gebruiken, zorg je ervoor dat jouw bedrijfsverhuizing soepel en goed gecoördineerd verloopt. Je weet precies wat er moet gebeuren en wanneer dit moet gebeuren. Zo bespaar je jezelf niet alleen een hoop stress, maar bespaar je ook op kosten.
Bedrijfsverhuizing checklist: volg deze 3 stappen
We hebben onze bedrijfsverhuizing checklist opgedeeld in drie stappen: voor de verhuizing, tijdens de verhuizing en na de verhuizing. Op deze manier weet je waar je op moet letten tijdens iedere fase en zorg je voor meer structuur.
1. Voor de verhuizing
Een goede voorbereiding is cruciaal bij een bedrijfsverhuizing. De voorbereiding draait om het organiseren en plannen van alle taken. Door de onderstaande stappen te zetten vóór de verhuizing, zorg je ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan.
Stel een verhuiscoördinator aan
Bij een bedrijfsverhuizing komt heel veel kijken. Als je alles alleen doet, kun je het overzicht snel verliezen. Daarom raden we aan om een verhuiscoördinator aan te stellen. Deze persoon wordt het aanspreekpunt en is verantwoordelijk voor alles wat komt kijken bij de verhuizing. Denk hierbij aan de inventarisaties en het inpakken van spullen, maar ook voor het contact met aannemers of een verhuisbedrijf.
Inventariseren wat je wilt verhuizen
Een bedrijfsverhuizing is net even anders dan een particuliere verhuizing. Je moet dan waarschijnlijk ook veel meer spullen verhuizen. Om in te schatten hoeveel tijd en geld de verhuizing gaat kosten, is het belangrijk om de inboedel te inventariseren. Wat moet mee en wat niet? Op deze manier kunnen er gerichter offertes worden aangevraagd.
In één keer of in fasen verhuizen?
Tijdens een verhuizing wil je het liefst niet dat het werk stil komt te liggen. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om in delen te verhuizen. Door afdelingen om en om te verhuizen, kunnen de dagelijkse activiteiten zo veel mogelijk doordraaien. Ook zou je ervoor kunnen kiezen om iedereen een dag thuis te laten werken en de verhuizing dan plaats te laten vinden.
Vind een verhuisbedrijf
Om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen, is een professioneel verhuisbedrijf onmisbaar. Vraag offertes aan bij verschillende verhuisservices en vergelijk de prijs en diensten. Verhuizers helpen niet alleen bij het vervoer, maar zorgen er ook voor dat meubels opnieuw gemonteerd worden.
Maar let op: niet alle verhuisbedrijven verzorgen zakelijke verhuizingen. Verhuisbedrijf Noord is gespecialiseerd in bedrijfs- en kantoorverhuizingen in Noord-Nederland. Ons team zorgt dat alles volgens planning verloopt zodat je zo snel mogelijk aan de slag kunt op de nieuwe locatie.
2. Tijdens de bedrijfsverhuizing
De grote dag is (bijna) aangebroken. Nu gaat het bedrijf echt verhuizen. Een verhuisdag is altijd spannend, omdat je wilt dat alles soepel verloopt. Het tweede deel van deze bedrijfsverhuizing checklist heeft betrekking tot de verhuizing zelf.
Draaiboek volgen
Als het goed is heeft jouw verhuiscoördinator een draaiboek gemaakt. In dit draaiboek staat stapsgewijs hoe de verhuisdag eruit ziet. Zorg dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het stappenplan. Mocht er iets niet volgens plan verlopen? Een draaiboek geeft houvast, maar onverwachte situaties kunnen altijd ontstaan. Blijf kalm en overleg met het verhuisbedrijf als er een probleem is.
Verhuisinstructies voor het personeel
Is er personeel aanwezig tijdens de verhuizing? Helpen er bijvoorbeeld medewerkers mee? Om misverstanden en chaos te voorkomen, is het belangrijk om duidelijke instructies te geven aan medewerkers over wat er van hen verwacht wordt.
3. Na de verhuizing
Je bent verhuisd. Alles is soepel verlopen en de eerste werkdag in het nieuwe pand kan bijna van start gaan. Alle grote werkzaamheden zijn afgerond, maar toch zijn er nog een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.
Verhuizing doorgeven
Je moet een verhuizing niet alleen doorgeven aan de Belastingdienst en andere instanties, ook is het noodzakelijk om klanten, leveranciers, medewerkers en andere belangrijke contacten te informeren. Vergeet daarnaast niet om je adreswijziging door te voeren op je website, Google en social media platforms.
Vragen over deze bedrijfsverhuizing checklist? Of een verhuisbedrijf inschakelen? Vraag een gratis offerte aan of neem contact op!